Cómo planificar las vacaciones del personal

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Las vacaciones son necesarias y obligatorias en todas las empresas. Lo que no puede ser es que, para que todo el personal pueda disfrutarlas, se genere un problema técnico a la empresa.

Por norma general, la mayoría de los ferreteros -y ocurre también en muchos otros sectores- planifican las vacaciones, puentes, fiestas, etc., justo antes de que sea la época. Esto conlleva varios problemas, además de costes para la empresa. Esta falta de previsión es utilizada, en muchas ocasiones, como una herramienta de presión por parte del empleado, que puede decir que creía que las haría en el mes de agosto como el año anterior, al no haberle dicho nada. Esta es una más entre una larga lista de excusas y justificaciones.

Dicha falta de previsión provoca, asimismo, una tensión entre los propios empleados, ya que en el comercio de ferretería no se cierra en los meses de verano, normalmente. Y todos los empleados quieren disfrutar de las vacaciones las mismas semanas que otros compañeros. Así empieza un conflicto que, en muchas empresas, supone el inicio de un problema mucho mayor. Y todo, por no afrontar con el tiempo suficiente un hecho que ocurre siempre: las vacaciones o puentes para consumir los días festivos que le corresponde.

Deberíamos preguntarnos por qué cuesta tanto realizar esta previsión tan importante para nuestra ferretería y para el correcto funcionamiento de nuestra actividad comercial. Pero siempre lo vamos dejando y no se sistematiza de forma que los meses o semanas de vacaciones se queden fijados el día 1 de enero de cada año, como máximo.

Una solución muy común consiste en dejar que los propios empleados se organicen entre ellos las semanas que harán fiesta cada uno. Este sistema va bien, porque libera de tensión a la dirección de la empresa. Pero no es siempre la manera correcta, ya que nuestros establecimientos deben de contar con un equilibrio mínimo de personas para atender correctamente en agilidad y tiempo de espera. Y también debemos de tener en cuenta que la calidad en los conocimientos y prescripción debe estar compensado: no podemos consentir que, por disfrutar las vacaciones, se caiga en un mal servicio al cliente.

Existen una serie de puntos de venta que, por su ubicación, no pueden hacer vacaciones en los meses de verano, como les ocurre a todas las ferreterías que están situadas en zonas de costa o de interés turístico; otras, que no pueden dar vacaciones en los meses de invierno, Semana Santa, etc. Cada tienda tiene sus propias peculiaridades que debemos de tener cubiertas y mantener la totalidad de los recursos para no perder oportunidad de venta en las épocas más posibles para facturar.

Puntos a tener en cuenta para conceder vacaciones a los empleados

  • Analizar cada sección y no conceder vacaciones en los meses de más venta, para que la facturación no se vea afectada.
  • Mantener siempre un mínimo de empleados para atender la actividad y que no afecte al cliente.
  • Cuando el encargado o responsable de tienda se encuentre de vacaciones, hay que contar con otra persona que tenga la capacidad de dar soluciones a los problemas del día a día.
  • Intentar repartir las semanas de vacaciones entre todos los meses del año y evitar dar vacaciones en los meses de más facturación y afluencia de clientes.
  • Al contar con menos personal y tener que atender igualmente al cliente, se puede reducir la jornada, lo que permite no permanecer abierto todas las horas del día. Se puede abrir más tarde o cerrar antes: la suma de estas horas puede suponer contar con una persona más.
  • Planificar y dejar fijadas las vacaciones y festivos de los empleados como máximo la última semana del mes de diciembre, para así iniciar el próximo año con todo planificado.
  • Contratar temporalmente a alguna persona de refuerzo. Esta opción tiene un coste, además de ciertos riesgos, en el sentido de que, si está de cara al público no disponga del conocimiento para atender. En este caso, puede realizar trabajos internos.
  • Hay puestos estratégicos que requieren contar con una cierta confianza con el empleado que lo está cubriendo, como la caja, las compras, etc., ya que conoce la facturación, el precio de compra y venta… Y, en algunas ocasiones, no resulta adecuado que estos datos sean de dominio público.
  • Se ha de limitar y evitar los riesgos de accidentes, algo muy común cuando alguien desempeña funciones que no son las suyas, como subirse a una estantería en el almacén para coger un producto o manipular alguna maquinaria, como un toro. Parece fácil y que todo el mundo lo sabe hacer, pero supone un alto riesgo de accidentes.
  • No se pueden tener privilegios entre empleados y que a unos se les ofrezca la posibilidad de disfrutar las vacaciones cuando quieran y a otros, no y las tienen que hacer cuando los demás no quieren hacerlas. Esta no es una manera correcta de potenciar y hacer equipo. La rotación es una de las mejores fórmulas y la más aceptada por todos: no todos los años se pueden coger vacaciones en el mes de agosto, como quiere todo el mundo, por ejemplo.

El de las vacaciones es un tema de mucho interés e importancia como para no prestarle la debida atención. Por este motivo, debemos de contar con un sistema que facilite dicho proceso.

Uno de los más fáciles y efectivos consiste en entregar una hoja con un calendario impreso del año a cada empleado, marcando las fiestas nacionales y locales, así como las semanas o días que la ferretería no puede tener personal de vacaciones por necesidad comercial. En el mismo impreso se puede informar de los días que, por convenio, cuenta este empleado, si se dispone de alguna norma en especial (como no tener vacaciones a la vez dos personas de almacén, etc.) o los mínimos que el establecimiento requiera para funcionar. El empleado deberá marcar las semanas en las que quiere disfrutar las vacaciones a lo largo del año. Una vez con esta solicitud, hay que ver si varios empleados quieren coger vacaciones en las mismas fechas. Si fuera así, la mejor recomendación es que entre ellos mismos se pongan de acuerdo. Si este acuerdo no existe, prevalecerán los intereses comerciales de la empresa.

Las ferreterías que quieran fijar las fechas y no dar opción a ninguna otra forma de periodos vacacionales lo pueden hacer. Lo que hay que tener en cuenta es que las anomalías y las incidencias con problemas de falta de personal durante el año suelen ser habituales y es bueno establecer una especie de acuerdo recíproco entre empleado y empresa, por si se debe de cubrir algún turno por alguna baja o falta y compensarlo con días de vacaciones o la opción de disfrutarlas en la época que solicita como premio, por llamarlo de alguna manera.

Las vacaciones suponen un problema para todas las ferreterías y, por este motivo, no podemos dejar que el tiempo lo solucione mediante la presión y la prisa, porque no suele funcionar.

Sugerencias y comentarios sobre las vacaciones en ferretería

  • Hay que planificar, en el último mes del año anterior, las vacaciones y fiestas del siguiente.
  • Debe de hacerse entender a todos los empleados que la necesidad de la empresa está sobre todos los intereses: hay que vender y atender correctamente a los clientes.
  • Una correcta planificación es posible, si se hace con tiempo y se analizan los muchos aspectos que hay que tener en cuenta para que no se vea afectado nuestro día a día.
  • Disponemos de soluciones para suplir, compensar, sustituir… las necesidades del personal de tienda, pero no podemos proveerlo el día antes.

Fuente: https://ferreteria-y-bricolaje.cdecomunicacion.es/

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